بحث عن مهارات الاتصال 2024 – تقرير كامل عن مهارات الاتصال2024
هيفدكم وايد احباب ايوان هذا البحث
تقرير كامل عن مهارات الاتصال جاهز للطباعة
مهارات الاتصال
× التعريف بالاتصال ووظيفته
× تحديد عناصر عملية الاتصال
× تحديد معوقات الاتصال
× تحديد شبكات الاتصال
× تفصيل العوامل التنظيمية التي تؤثر في عملية الاتصال
مهارات الاتصال
تعريف الاتصال
الاتصال هو العملية التي يتم بها نقل المعلومات والمعاني والافكار من شخص الى اخر او
اخرين بصورة تحقق الاهداف المنشودة في المنشاة او في اي جماعة من الناس ذات نشاط
اجتماعي . اذن هي بمثابة خطوط تربط اوصال البناء او الهيكل التنظيمي لاي منشاة ربطاديناميكيا
. فليس من الممكن ان نتصور جماعة ايا كان نشاطها دون ان نتصور في نفس
الوقت عملية الاتصال التي تحدث بين اقسامها وبين افرادها وتجعل منهما وحدة عضوية لها درجة
من التكامل تسمح بقيامهمابنشاطهما .
الاتصال في اي منشاة او منظمة يحدث وفق التنظيم الرسمي وايضا في التنظيم غير الرسمي
الذي قد يحس به المسئولون في المنشاة او يحسون بجزء منه او لا يحسون ولكنه
على اية حال ذات اثر قد يفوق في شدته الاتصال عن طريق التنظيم الرسمي .
مكونات عملية الاتصال
عملية الاتصال في ابسط صورها هي نقل فكرة او معلومات ومعان (رسالة) من شخص (مرسل)
الى شخص (مستقبل) عن طريق معين (قناة اتصال) تختلف باختلاف المواقف . وتنتقل الرسالة عبر
قناة الاتصال على شكل رموز مفهومة ومتفق عليها بين المرسل والمستقبل او رموز شائعة في
المجتمع او الحضارة التي تتضمنها .
وقد تصل الرسالة سليمة ويفهمها المستقبل فهما صحيحا ويتقبلها ويتصرف حيالها حسب ما يتوقعه المرسل
. وتعتبر عملية الاتصال في هذه الحالة ناجحة . وقد تصل الرسالة الى المستقبل ولكنه
لا يفهمها او لا يتقبلها ومن ثم لا يتصرف بالنسبة لها كما يرجو المرسل وفي
هذه الحالة فان عملية الاتصال تعتبر غير ناجحة ، وربما لا تصل الرسالة على الاطلاق
لسبب او لاخر او قد تصل ناقصة او مشوشة . وهذه الاحتمالات موجودة دائما ويرجع
فضل عملية الاتصال الى عنصر او اكثر من عناصر عمليةالاتصال . ولكن من الممكن ان
يتحقق المرسل من نتيجة رسالته عن طريق (ارجاع الاثر) او ما يسمى احيانا (التغذية المرتدة
) والمقصود بذلك ان يحاط المرسل علما بما يترتب على رسالته من اثار عند المستقبل
او اذا ما ضلت سبيلها لسبب ما ولم تصل اليه او وصلته ناقصة او مشوشة
اومخوخة . ويكون مسار ارجاع الاثر عكس مسار عملية الاتصال الاصلية اي تكون من المستقبل
الى المرسل ووظيفتها تصحيح المفاهيم عند المستقبل او اقناعه بها .
عناصر عملية الاتصال
تتكون عملية الاتصال من العناصر التالية :
1. المرسل او المصدر
2. ترجمة وتسجيل الرسالة في شكل مفهوم
3. الرسالة موضوع الاتصال
4. وسيلة الاتصال
5. تفهم الرسالة بواسطة الشخص الذي يستقبلها
6. استرجاع المعلومات
المرسل او المصدر :
يتحدد مصدر الاتصال او مرسل المعلومات في الهيكل التنظيمي بعضو من الاعضاء العاملين في التنظيم
. وسوف يكون لدى العضو في هذه الحالة بعض الافكار والنوايا والمعلومات فضلا عن اهداف
محددة من قيامه بعملية الاتصال .
ترجمة وتسجيل الرسالة في شكل مفهوم :
يهدف المرسل لاي رسالة الى تحقيق نوع من الاشتراك والعمومية بينه وبين مستقبل الرسالة لتحقيق
هدف محدد . وبالتالي فهناك ضرورة لترجمة افكار ونوايا ومعلومات العضو المرسل الى شكر منظم
. ويعني دلك ضرورة التعبير عما يقصده المرسل في شكل رموز او لغة مفهومة .
ويشير ذلك الى ترجمة ما يقصده المرسل الى رسالة يمكن للشخص الذي يستقبلها ان يتفهم
الغرض منها .
الرسالة :
الرسالة هي الناتج الحقيقي لما امكن ترجمته من افكار ومعلومات خاصة بمصدر معين في شكل
لغة يمكن تفهمها . والرسالة في هذه الحالة هي الهدف الحقيقي لمرسلها والدي يتبلور اساسا
في تحقيق الاتصال الفعال بجهات او افراد محددين في الهيكل التنظيمي .
وسيلة الاتصال :
ترتبط الرسالة موضوع الاتصال مع الوسيلة المستخدمة في نقلها . ولذلك فان القرار الخاص بتحديد
محتويات الرسالة الاتصالية لا يمكن فصله عن القرار الخاص باختيار الوسيلة او المنفذ الذي سيحمل
هذه الرسالة من المرسل الى المستقبل .
وهناك اشكال مختلفة لوسيلة الاتصال في البيئة التنظيمية منها :
· الاتصال المباشر بين المرسل والمرسل اليه (وجها لوجه)
· الاتصال بواسطة التليفون .
· الاتصالات غير الرسمية (خارج نطاق الاداء التنظيمي)
· الاتصال من خلال الاجتماعات
· الاتصال عن طريق الوسائل المكتوبة
· تبادل الكلمات والعبارات عن طريق بعض الاشخاص بين المرسل والمرسل اليه .
تفهم الرسالة :
يتوقف كمال عملية الاتصال وتحقيق الغاية منها على مدى ارتباط محتويات الرسالة باهتمامات المرسل اليه
. ويؤثر ذلك في الطريقة التي يمكن لمستقبل الرسالة ان ينظر بها الى مدلولات محتوياتها
وبالتالي طريقة تفهمه لها وبخبرته السابقة في التنظيم فضلا عن انطباعه الحالي عن مرسلها .
وكلما كان تفهم المرسل اليه لمحتويات الرسالة موافقا لنوايا واهدافالمرسل ، كلما انعكس دلك على
نجاح عملية الاتصال واتمامها بدرجة مناسبة من الفاعلية .
استرجاع المعلومات
تلعب عملية استرجاع الاثر الدور الاساسي في معرف مرسل الرسالة الاثر الذي نتج عنها لدى
مستقبلها ومدى استجابته لها ومدى اتفاق ذلك مع الهدف الذي حدده المرسل اصلا .
وتتم عملية استرجاع المعلومات في المنظمة باستخدام الطرق التالية :
1. الاسترجاع المباشر للمعلومات من خلال الاتصال المباشر (وجها لوجه) الذي يتم بين المدير والاطراف
الاخرى في التنظيم . وعادة يتم ذلك عن طريق التبادل الشفوي للمعلومات بين مرسل الرسالة
ومستقبلها . وقد يتمكن المرسل من استرجاع المعلومات من خلال مظاهر معينة لمستقبل الرسالة مثل
التعبير عن عدم الرضا العام من محتويات الرسالة او يلمس سوء فهم الرسالة من المرؤوس
.
2. استرجاع غير مباشر للمعلومات ومن امثلة الوسائل غير المباشرة ان يلاحظ المدير الظواهر التي
توضح له عدم فاعلية عملية الاتصال مثل :
· الانخفاض الملحوظ في الكفاية الانتاجية
· الزيادة المطردة في معدلات غياب العاملين
· الزيادة الملحوظة في معدلات دوران العمل .
· التنسيق الضعيف بين الوحدات التنظيمية التي يشرف عليها المدير
وعموما فان المدير الناجح والفعال هو الذي يحاول بشكل مستمر ان يعي مستوى كفايته وفاعليته
في اداء عملية الاتصال في التنظيم ، فضلا عن اقتناعه التام باهمية عملية الاتصال في
تحقيق اهداف التنظيم .
معوقات الاتصال
لا يتم الاتصال في التنظيم بدون مشاكل او معوقات . فقد تظهر بعض مصادر الشوشرة
او عدم انتظام تدفق الرسالة بالشكل المطلوب نتيجة لعوامل عديدة ومن اهم هذه العوامل التي
تقلل من الولاء والايمان بالرسالة بين العاملين بالمنشاة ما يلي:
· عدم انتباه مستقبل الرسالة الى محتوياتها
· عدم وجود تفهم دقيق للمقصود من الرسالة سواء بواسطة المرسل اليه او المصدر
· استخدام كلمات في الرسالة لها دلالات ومعان مختلفة لاشخاصمختلفين .
· ضغط الوقت لكل من المرسل او المرسل اليه
· تاثير الحكم الشخصي لمستقبل الرسالة على نجاح عمليةالاتصال .
وللتغلب على تاثير هذه الصعاب في عملية الاتصال يجب مراعاة الاتي:
1. تقديم المعلومات بشكل يتفق ورغبات الشخص ، فالشخص يقبل على المعلومات او يعرض عنها
، طبقا لما اذا كانت تتفق مع احتياجاته ام لا ، وهذا يدعو الادارة الى
تفهم تلك الحاجات والرغبات وتصميم وسائل الاتصال تبعا لها .
2. تقديم المعلومات في وحدات صغيرة
3. اتاحة الفرصة للشخص المرسل اليه المعلومات لان يشرح وجهة نظره في المعلومات ورد الفعل
نفسه-وذلك يهيئ لمرسل المعلومات الفرصة لكي يتاكد من ان المعني الذي يقصده هو بذاته المعنى
الذي فهمه المرسل اليه .
والهدف كله هو ايصال اكبر كمية من المعلومات الدقيقة والصحيحة الى العاملين دون تاخير او
تشويش الذي قد يدعو الى انتشار الشائعات وقيام جهاز الاتصالات غير الرسمي بين العاملين بالمنظمة
والذي قد يؤثر تاثيرا ضارا في الروح المعنوية والكفاءة الانتاجية .
شبكات الاتصال :
ينظر الى التنظيم الاداري على انه شبكة معقدة من العلاقات المتداخلة بين الافراد . وتنعكس
تلك العلاقات على وجود شبكات متعددة او طرق كثيرة للاتصال بين اعضاء التنظيم . ومن
هذه الطرق ما يلي :
1. الاتصال الذي يتم من خلال انتقال الرسائل طبقا لخطوات تسلسل السلطة في التنظيم .
ويمكن ان يكون ذلك من اسفل الى اعلى او من اعلى الى اسفل ، او
الاتصال الافقي (بين الزملاء) .
2. الاتصال الذي يتم على شكل حرفy وذلك حينما يرسل بعض رؤساء الاقسام تقارير معينة
من الاعمال الى رؤسائهم .
3. الاتصال الذي يتم على شكل حرف x وذلك حينما يقوم اربعة من المرؤوسين من
اماكن مختلفة بالتنظيم الهرمي بكتابة تقارير الى رئيسهم الذي يقع مركزة بينهم جميعا .
وتتوقف طريقة الاتصال المناسبة على ظروف التنظيم نفسه والخصائص المميزة لسلوك اعضائه وذلك يتطلب التفهم
للنواحي التالية :
1. ان طريقة الاتصال المتبعة في نقل الرسائل تؤثر بشكل واضح في دقة المعلومات التي
تحتويها تلك الرسائل .
2. تنعكس طريقة الاتصال المطبقة بالتنظيم على طريقة ومستوى اداء الفرد لواجباتهم
3. تؤثر طريقة الاتصال على مستوى رضا الافراد ومجموعات الافراد عن وظائفهم .
وبذلك يمكن القول ان هيكل الاتصال الذي يتم اختياره وتطبيقه سوف يلعب دورا هاما في
تحديد انماط التفاعل بين الافراد داخل التنظيم .
العوامل التنظيمية التي تؤثر في عملية الاتصال :
هناك العديد من العوامل التنظيمية التي لها تاثير اساسي على فاعلية الاتصال تذكر منها ما
يلي :
1. مركز الفرد في التنظيم الهرمي:
لا شك ان مركز الفرد في التنظيم الرسمي له صلة كبير بعملية الاتصال التي تتم
داخل هدا التنظيم . وهناك ثلاثة ابعاد لعملية الاتصال التنظيمي:
· تدفق الاتصالات من اعلى الى اسفل
· تدفق الاتصالات من اسفل الى اعلى
· تدفق الاتصالات بشكل افقي في المستويات التنظيمية المختلفة .
وقد نالت الاتصالات الافقية والاتصالات التي تتدفق من اسف الى اعلى اهتماما قليلا في الاوساط
الادارية . وقد نتج ذلك من النظرة الضيقة للمديرين الى عملية الاتصالات على انها عبارة
عن اوامر وتعليمات وسياسات صادرة من الادارة العليا الى مستوى تنظيمي اقل ، كما ارتبطت
هذه النظرة بالمعلومات والتقارير التي تعد من مستوى الادارة المباشرة ويتم ارسالها الى الادارة في
المستويات التنظيمية العليا .
2. زيادة فهم العاملين بحقيقة الاتصال واهميته
ويتحقق ذلك بتوعية العاملين باهميته عن طريق البرامج التدريبية ويرتفع مستوى التدريب كلما ارتفع المستوى
الوظيفي لان العائد له تاثير على تيسير وتنشيط الاتصالات داخل المنشاة .
3. اعادة تنظيم المنشاة بما يكفل تيسير وتنشيط الاتصالات
من اهداف عملية تيسير الاتصالات وتبسيطها وتقصير قنواتها ما يلي :
§ اختصار الوقت والجهد
§ زيادة عدد المراكز التي تتخذ القرارات وتبادل المعلومات وتقصير خطوط الاتصال
§ تضييق نطاق الاشراف بالغاء بعض المستويات الادارية التي لا يحتاج اليها العمل .
§ قرب الادارات التي تتعامل مع بعضها من بعض لتسهيل الاتصال
4. تطوير مهارات الاتصال بالنسبة للعاملين
- تقرير عن ماده مهارات الاتصال
- تقرير كامل عن مهارات الاتصال
- مهارات الاتصال كمال كامل