ادارة الوقت تعني بالاساس ‏قدؤة الفرد على ادارة ذاته

 

 

 

التقدم اليوم لم يعد يتعلق بالقدرة على الانتاج واستحداث المعدات واستثمارات الموارد بقدر ما يتعلق بالسرعة والمهارة في القيام بذلك، وعليه اصبح الوقت واستثماره وادارته احد العناصر الاساسية التي يحكم بها على الجودة في كل المجالات. ان ادارة الوقت تفهم على انها مرادفة للترتيب والتنظيم واجراءات العمل اليومية، وهذه العوامل كلها عناصر ذات فاعلية كبيرة، الا ان ادارة الوقت اكثر تعقيدا من ذلك، انها حالة نفسية انها استعداد للالتزام الشخصي.
بدا الاهتمام بموضوع ادارة الوقت في اواخر الخمسينيات وبداية الستينيات من القرن العشرين، وكانت اول محاولة في مجال دراسة ادارة الوقت بالشكل العلمي للكاتب جيمس ماكي. اذ وضع كتابه ادارة الوقت عام 1958, وكانت اهم عباراته التي لا زالت تتردد حتى الان: اذا كنت تشعر بنقص في الوقت فهذا دليل على ان مهاراتك ومعلوماتك الادارية باتت غير صالحة للمستجدات.
ويعتبر الوقت من المتغيرات البيئية الخارجية التي ليس لاية سلطة قدرة على التحكم فيها، فليس هناك من يستطيع تقديم او تاخير الوقت او حتى زيادته او تقليله، وياتي الوقت على قمة عناصر او مؤشرات التقييم حيث يربط النجاح او الفشل في تحقيق الاهداف بالمدى الزمني المحدد لذلك.
ويعتبر الوقت ذا اهمية قصوى في حياة الانسان, ولذلك اكدت مصادر التشريع الاسلامي على قيمة وحسن استغلاله، حيث اقسم الله سبحانه وتعالى بالليل قال تعالى: }والليل اذا يغشى. والنهار اذا تجلى{ سورة الليل. كما اقسم جل شانه بالضحى قال تعالى }والضحى. والليل اذا سجى{ سورة الضحى، واقسم سبحانه وتعالى بالفجر، قال تعالى }والفجر. وليال عشر{ سورة الفجر، كما اقسم سبحانه وتعالى بالعصر قال تعالى }والعصر. ان الانسان لفي خسر{ سورة العصر، كما حث الرسول صلى الله عليه وسلم على حسن استغلال الوقت، فعن ابي برزة نضاله بن عبيد الاسلمي رضي الله عنه قال: قال رسول الله صلى الله عليه وسلم (لن تزول قدم عبد يوم القيامة حتى يسال عن اربع: عن عمره فيما افناه، وعن شبابه فيما ابلاه وعن ماله من اين اكتسبه وفيما انفقه وعن علمه ماذا عمل به) رواه الترمذي، رقم الحديث 405 باب الخوف.
ان الافراد الذين لديهم القدرة على التحكم في الوقت وادارته وعدم الاستغراق في الامور الشخصية لديهم سمات شخصية تمكنهم من حسن استغلال اوقاتهم مثل المثابرة والمرونة في التعامل مع الاخرين والمواقف الضاغطة، والاتزان الانفعالي والصبر وبذل الجهد دون استنزاف انفعالي او جسمي، والقدرة على تحديد الاهداف الواقعية، والثقة اي تعلم قول كلمة «لا» وذلك للانشطة التي قد تعوق ادارة الوقت بكفاءة.

التعامل مع المواقف الضاغطة..
ان الصحة النفسية والبدنية للانسان ينبغي النظر اليها بعين الاعتبار من اجل تحقيق نظام اداري فعال، ووفقا لنظرية الانماط التي ترى ان كل فرد لديه سمات شخصية ثابتة نسبيا تؤثر في تعامله مع المواقف الضاغطة وتختلف باختلاف الافراد، فقد صنف الباحثون الافراد من حيث مدى تاثرهم بالضغوط الى نمط السلوك «ا»، ونمط السلوك «ب» وان كانت هناك دراسات قد صنفت الافراد الى: ثلاثة انماط ويتسم صاحب النمط «ا» بانه متنافس وعدواني وسريع الكلام ويشعر بضغط الوقت مما يعرضه لمستويات مرتفعة من الضغوط، وعلى النقيض يكون صاحب النمط « ب» فهو شخص مترو ولا يشعر بضغط الوقت وغير متنافس وينتقي لنفسه اساليب حياة سهلة.
ويتعرض العامل الى الكثير من الضغوط النفسية التي تسهم في انهاك طاقاته وتحرمه من الاستمتاع بحياته على الوجه الاكمل، وقد ينتابه الصراع النفسي الذي يشغل تفكيره  ما بين الاستمرار في العمل او اعتزاله، وفي حالة تراكم مثل هذه العوامل وعدم القدرة على مواجهتها قد تؤدي الى حالة من الاحتراق النفسي، ويعد الاحتراق النفسي من الظواهر التي جذبت اهتمام الباحثين على مدى الثلاثين عاما الماضية، حيث تناولت ابحاثهم الاحتراق النفسي بوصفه ناتجا عن الضغوط المهنية وبعض الاسباب الاخرى، ووصف بانه اكثر حدوثا لدى اصحاب المهن الخدمية. ان الاحتراق النفسي كما يؤكد الباحثون يؤثر على الكوادر البشرية العاملة، فهو يؤثر سلبيا في الجانب الاجتماعي، الصحي والنفسي للافراد الذين يعانون منه او الذين يفترض فيهم القيام بعملهم بطرائق تتسم بالفعالية، وحينما تزداد شدة الاحتراق النفسي، فقد يفقد الفرد القدرة على التوازن ويغير نمط سلوكه الى نمط جديد.
ويعتبر الافراد من ذوي نمط السلوك «ا» اكثر تعرضا للاثارة والسلبية لضغوط العمل والمتمثلة في الاحتراق النفسي، فهناك علاقة بين خصائص نمط السلوك «ا» وخاصة الاستغراق في العمل، والارهاق البدني والنفسي للفرد، فالافراد ذوو نمط السلوك «ا» اكثر استغراقا في العمل، ومن ثم يحصلون على مكافات معنوية من نجاحاتهم الدائمة، غير انهم يدفعون ثمنا غاليا في صورة مشقة نفسية وضغوط مهنية وامراض بدنية اذا ما فشلوا في القيام بادوارهم المهنية.
هناك عدة اساليب خاصة بتجنب الوصول الى مرحلة الاحتراق النفسي منها مواجهة المشكلات والتخطيط الجيد وتنظيم الوقت.

ادارة الوقت.. الاهتمام بالاولويات وترتيبها
ادارة الوقت هي «فن وعلم الاستخدام الرشيد للوقت، وهي علم استثمار الزمن بشكل فعال، وهي عملية قائمة على التخطيط والتنظيم والتنسيق والتحضير والتوجيه والمتابعة والاتصال، وهي عملية كمية ونوعية معا في ذات اللحظة، وهي عملية لا تنظر الى الماضي او ترتبط بالحاضر، وانما هي اساسا موجهة الى المستقبل وتقوم باستشراف افاقه والتنبؤ به والوقوف على مساره واتجاهاته والدروب المختلفة الموصلة للاهداف، ومن  ثم فان الطريق الى المستقبل يركز على حسن اختيار بدائل الحاضر واتخاذ الحاضر لقاعدة انطلاق الى المستقبل، فحسن ادارة الوقت في المستقبل تعني التخطيط لذلك في الحاضر وعملية التخطيط في ادارة الوقت تعني السيطرة شبه الكاملة على كل شيء، فادارة الوقت هي  ادارة لاندر عنصر متاح للمشروع، فاذا لم نحسن ادارته وبشكل فعال، فاننا لن نحسن ادارة اي شيء اخر.
وهكذا فان ادارة الوقت هي قدرة الفرد ايا كان موقعه المهني على وضع الاولويات وترتيبها، وادراك مضيعات الوقت والقدرة على ضبطها وتفويض السلطة وادراك الذات.
ادارة الوقت هي ادارة نحو الافضل، نحو تعظيم الانجاز وزيادة الاعمال الممكن انجازها وفي اقل وقت، اي التحول الى ساعات عمل قليلة وفي نفس الوقت تحقيق انجاز اكبر، وهو امر يتوقف على ادراك الفرد لذاته ومعرفته الحقيقية بقدراته وامكانياته، فالمعرفة تتكرر وتتطور وتنمو وتزداد بالتعليم والتدريب وتطبيق المبادئ الخاصة بادارة الوقت.

سبعة مبادئ مهمة للوقت..
تتمثل مبادئ ادارة الوقت فيما يلي:
(اولا) ادارك اهمية الوقت :
يحتاج الفرد الى ادراك اهمية الوقت والى تقدير مهارات ادارة الوقت لديه، فهذه عملية مهمة جدا، ومن اهم الممارسات التي تقود الى النجاح، حيث يصبح لدى الفرد القدرة على تفحص العمليات التي من خلالها يمكن تحسين العادات التي تهدر وقته.
(ثانيا) تحليل الوقت :
يساعد على استخدام الفرد لعنصر الوقت بطريقة مثمرة وفعالة، وتجنب قضاء وقت طويل في امور غير هامة، كما يساعد على التعرف على اهداف الفرد وتحويلها الى انشطة تنفيذية ذات مراحل متعاقبة محددة، بحيث يمكن ترتيب هذه المراحل وتحديد الزمن او الوقت المناسب لكل مرحلة وتحديد الوقت الاجمالي للاهداف.
(ثالثا) تخطيط وتحديد الاهداف:
تتضمن هذه الخطوة تحديد الكيفية التي ينبغي ان ينفق فيها الوقت بما يحقق الاستغلال الفعال للوقت وما قد يتطلب ذلك من اعادة ترتيب الانشطة التي تمارس حاليا او تخفيض وقت بعضها او التخلص منها كلية، او اضافة انشطة جديدة وهذا لا يتم بدون تحديد اهداف وترتيبها.
(رابعا) ترتيب الاولويات:
ان النتائج الاكثر فعالية يتم تحقيقها بشكل عام من خلال السعي الدؤوب وراء الاهداف المخطط لها وليس من قبيل الصدفة، وينبغي تخصيص الوقت المتاح للاولويات مرتبة تنازليا، لذا يجب على الفرد ان يقوم بترتيب اولوياته ويلتزم بها .
(خامسا) مبدا المرونة:
ان الاتصاف بالمرونة في جدولة الوقت الشخصي قد يكون امرا ضروريا لاستيعاب الاحداث الخارجة عن سيطرة المرء، وينبغي عدم الافراط او التفريط في جدولة الوقت.
(سادسا) مبدا باريتو/ التركيز:
في القرن التاسع عشر اكتشف باريتو احد الاقتصاديين الايطاليين ان الاشياء المهمة من مجموعة معينة من الاشياء تؤلف عادة نسبة ضئيلة منها، بمعنى اخر يؤدي تركيز الجهد الاكبر على العشرين بالمائة المهمة من النشاطات الى تحقيق 80% من النتائج.
(سابعا) مبدا التفويض:
ان قدرة المدير او متخذ القرار على تحقيق النتائج ترتبط ارتباطا وثيقا بادارة موظفيه، اي ان جهود المدير الفردية ليست هي الفيصل بل الجهود الجماعية لمرؤوسيه، وكلما كان المدير يميل الى العمل بنفسه فلن يستطيع ان يستخدم وقته الاستخدام السليم، وسيقضي وقتا طويلا جدا في اشياء ليست مهمة، ويقضي وقتا غير كاف في الاشياء الهامة التي تحتاج الى عناية اكثر.

كيف تتجنب «الاحتراق النفسي»؟
الاحتراق النفسي عند علماء النفس هو مجموعة اعراض فيزيقية وانفعالية مشتملة على مفهوم ذات سالب واتجاهات سالبة نحو العمل، وفقدان الجانب الانساني في التعاملات الاجتماعية وانخفاض المشاركة الوجدانية للاخرين واللامبالاة بالعرف والتقاليد وعدم القدرة على مواجهة الاجهاد المزمن في العمل. يرى بعض الباحثين ان الاحتراق النفسي يرجع في اساسه الى الضغوط النفسية والاضطرابات النفسية الجسمية مثل الصداع والام الظهر والمعدة، ويجب الا ينظر الى الاحتراق النفسي على انه حالة مطلقة، بل يجب النظر الى الدرجة التي وصل اليها، فقد تكون مشاعر الاحتراق لدى البعض اكثر او اقل نسبيا مما هي لدى البعض الاخر، وقد اتضح من معظم التعريفات، انها تكاد تتفق على ان الاحتراق النفسي حالة نفسية يمر بها الفرد كرد فعل للضغوط النفسية الناجمة عن العمل والتي تتسم بالشدة والتكرار.
ان هناك شبه اتفاق بين الباحثين في مجال السلوك التنظيمي على ان الفرد الاكثر التزاما واخلاصا في عمله يكون اكثر عرضة من غيره للاحتراق النفسي ، فالفرد الملتزم والمخلص يقع بالاضافة لظروف العمل الضاغطة تحت ضغط داخلي للعطاء، وفي الوقت نفسه يواجه ظروفا ومتغيرات خارجة عن ارادته وتقلل من فاعليته في القيام بعمله بالصورة التي تعكس دافعه الشخصي. في دراسة عن اساليب التعامل مع الضغوط لدى المراة المديرة، ان معظم مفحوصات الدراسة لديهن اعراض نمط السلوك «ا» نتيجة لضغوط العمل واستنزاف طاقاتهن النفسية والجسمية فيه، كما ان المديرة تستخدم بعض الاساليب لمواجهة الضغوط مثل الاسترخاء والتامل وتدريبات الايروبيك واستراتيجياتادارة الوقت وذلك لتخفيف حدة الضغوط التي تتعرض لها.
وتعتبر الضغوط سمة طبيعية للحياة، وحينما تشتد وطاة الضغوط الواقعة على كاهل المراة العاملة وتستجيب لها بصورة سلبية عندئذ تتطور مع الوقت لتحدث الاحتراق النفسي، وفي هذا الصدد يشار الى انه عندما يجتمع الضغط الشديد مع عوامل اخرى مثل ضعف القدرة على استخدام استراتيجيات ايجابية لمواجهتها وبعض سمات الشخصية مثل التوتر والاندفاعية والعصابية فان الفرد قد يكون عرضة للاحتراق النفسي، ويبدو ان شخصية الفرد تحدد مدى احساسه بالاحتراق النفسي.
كما ان اساليب المواجهة الفعالة التي يتبناها الفرد بصفة عامة تحدد الاساليب التي يستخدمها في مواجهة مواقف الحياة الضاغطة ، ومن الاساليب الفعالة التي يجب على الفرد ان يتبناها هي قدرته على ادراك اهمية الوقت وتقدير مهارات ادارة الوقت لديه، فهي من اهم الممارسات التي تقود الى النجاح في المستقبل حيث يصبح لدى الفرد القدرة على تفحص العمليات التي من خلالها يمكن تحسين العادات التي تهدر الوقت.

اخيرا اربع خطوات مهمة..
واخيرا في ضوء ما سبق من المهم ان نلتفت للاتي:
– يجب ان تهتم جميع مؤسسات الدولة باعداد دورات بصفة منتظمة عن ادارة الوقت لدى جميع الفئات العاملة.
– الاهتمام بالتامين الصحي لكافة العاملين بالدولة.
– الاهتمام بانشاء عيادات نفسية او مراكز للاستشارات النفسية في كافة الدوائر الحكومية والخاصة
– الاهتمام بالعلاقات الانسانية بين العاملين وتفعيل دورها الانساني حتى يشعر كل مواطن بالتعاطف والتكافل الاجتماعي وانه ليس وحده.

 

• إدارة الفرد لوقته