ان فن توصيل رسالتك الى غيرك بفعاليه يعد جزءا مهما من متطلبات نجاحك،
ويعد الاتصال الجيد بمثابه الدماء التي تجرى فعروق المؤسسات،
قال ابن خلدون فمقدمتة ان الانسان مدني
بطبعة ،
بمعني انه لا يستطيع العيش بمفردة بعيدا عن الاتصال و التفاعل مع الاخرين .
ان لاطراف عملية الاتصال رغبات مختلفة و اتجاهات و احتياجات متباينه و نظام الاتصال الجيد فالمؤسسة التعليميه يساعد الى حد كبير على اتخاذ قرارات جيدة تعود بالنفع على طلابنا و مجتمعنا.
تعريفات مختلفة للاتصال :
• عملية اجتماعيه يتصل فيها الفرد بالاخرين لتحقيق مصالح او منافع مشتركه .
• نقل الافكار و المعلومات و توصيلها او تبادلها بالكلام او الكتابة او الاشاره بقصد احداث التاثير و الاستجابه .
• عملية نقل فكرة او مفهوم او مهاره من شخص الى احدث .
• عملية خلق التفاهم و اشاعتة او تبادل الافكار و نقلها و نشرها بين الافراد .
• عملية ديناميه يؤثر بها شخص على شخص سواء عن قصد منه او غير قصد.
عناصر عملية الاتصال :
1.
المرسل : و هو الجهه الراغبه فنقل الرساله .
2.
الرساله : مجموعة الافكار و المعلومات المراد نقلها .
3.
الوسيله او القناة : الكيفية التي يختارها المرسل لنقل الرساله .
4.
المستقبل : الجهه التي تستقبل الرساله (فرد او جماعة او مؤسسة ) .
5.
التغذيه المرتده (المرتجعة) : رد فعل المستقبل الذي يبين مدي فهمة للرساله التي و صلته
و مدي تاثرة بها.
6.
التشويش (الازعاج) : العوامل التي تقلل من دقه الاتصال او تعيقة .
مراحل عملية الاتصال :
1.
مرحلة ادراك الرساله : بها يتخذ المرسل قرارة بارسال الرساله التي يريدها و التي
نتجت عن حاجة او قصد او فكرة او اي مؤثر اخر.
2.
مرحلة الترميز : و هي مرحلة مهمه يتم بها تحويل الافكار و المعلومات الى لغة
او رموز ( عبارات شفوبة،رساله مكتوبة،
تقرير،صورة،
تعبيرات غير لفظية،اشارات ).
3.
مرحلة اختيار و سيله الاتصال : اختيار الكيفية التي يرغب المرسل فاستخدامها لارسال
رسالتة و ربما تكون هذي الوسيله مكتوبة او شفويه مرئيه .
ويعتمد اختيار الوسيله على مجموعة من العوامل منها السريه ،
والتكلفة،
الوقت،
اهمية الرسالة،
الحاجة الى تغذيه مرتجعه مباشرة،
الحاجة الى اظهار المجامله الحاجة الى الاثبات .
4.
مرحلة فك الرموز و تفسيرها : تحويل المستقبل لغه و رموز الرساله الى معاني مفهومة
و واضحه بالنسبة له .
ويتطلب نجاح الاتصال ان يصبح بين المرسل و المستقبل تفاهم مشترك و يتحقق هذا باستعمال المرسل لغه و اضحه و مفهومه من طرف المستقبل .
5.
التغذيه المرتجعه : تدلل هذي المرحلة على فهم و تاثر المستقبل بالرساله او تدلل
على عدم فهم المستقبل للرساله و فهذه الحالة على المرسل ان يعيد صياغه رسالتة و توضيحها من جديد.
وسائل الاتصال
التعليمات المكتوبة
لوحه الاعلانات
الاستقصاءات
المقترحات و الشكاوي
النشرات المختلف
النشرات المختلفة
احصاءات الاجور
التقارير الدورية
الرسائل الخاصة
مطبوعات المؤسسات
الافلام المصورة
لمحادثه الشخصية
مناقشه جماعية
الاجتماعات و الندوات و المحاضرات
الرسوم و الخرائط التوضيحية
البرامج التدريبية
السينما و التلفزيون
المجلات و الكتب
الملصقات
معوقات عملية الاتصال :
هى كافه المتغيرات التي تشوش او تعيق او تمنع ارسال الرساله او و صولها الى المستقبل و من هذي المعوقات:
1.
عدم استعمال المرسل و المستقبل اللغه او الرموز التي تناسب متطلبات الموقف او ضعف القدره اللغويه لدي طرف منهما او كليهما .
2.
عدم اختيار و سيله الاتصال المناسبه .
3.
عدم وجود ترابط منطقى فالرساله .
4.
عدم توفر الوضوح و الدقه فالرساله .
5.
عدم توفر اللطف فتوصيل الرساله او تعالى المرسل على المستقبل او العكس .
6.
اختلاف المستوي الثقافى بين المرسل و المستقبل .
7.
اختلاف العادات و التقاليد و القيم و الاتجاهات و الميول .
8.
درجه الثقه بين المرسل و المستقبل و الخبرات السابقة لكل منهما.
9.
عدم توفر التغذيه المرتجعه بين المرسل و المستقبل .
10.عدم اهتمام المستقبل بالرساله و عدم انتباهة او وجود عوامل تشتت انتباهة .
11.الحالة النفسيه لكل من المرسل و المستقبل .
12.التحيز و عدم التعاون بين المرسل و المستقبل .
13.سوء اختيار الوقت .
14.
ازدحام الرسائل فان واحد .
15.سوء الفهم و الادراك للمعلومات و الافكار التي تتضمنها الرساله .
عوامل نجاح عملية الاتصال:
اولا : عوامل تتعلق بالمرسل
– استعمل اللغه المناسبه سواء المكتوبة او المحكيه او الرمزيه .
– عندما تحول افكارك الى رموز احرص على جعلها مترابطه و متسلسله و واضحه و مختصرة و لطيفه .
– اختر الوسيله الاكثر مناسبه للموقف .
– اجتناب التجريح و الاساءه للمستقبل .
– ضع نفسك مكان المستقبل – هل تفهم الرساله ؟
– احرص على تغذيه مرتجعه – هل فهم المستقبل الرساله ؟
ثانيا : عوامل تتعلق بالمستقبل
– اعط الرساله الوارده اليك الاهتمام الكافى .
– تاكد انك فهمت الرساله و ان لم تفهمها اطلب من المرسل اعادتها .
– اذا كانت الرساله تطلب اجراء ما نفذة باسرع وقت .
– اعط المرسل التغذيه المرتجعه كفهمت ما تقصد،
لم افهم ما قلتة … .
اشكال الاتصالات :
1.
الاتصال المباشر و ياخذ الصور التالية
ا- الاتصال الهابط – من الرئيس الى المرؤوسين ( اوامر ،
تعليمات .
.
) .
ب- الاتصال الصاعد – من المرؤوسين الى الرئيس ( استفسار،
شكوي .
.
) .
ج- الاتصال الافقى – بين المرؤوسين او الموظفين من نفس المستوي .
د- الاتصال القطري – بين احد المديرين مع احد المرؤوسين التابعين لمدير اخر
2.
الاتصال غير المباشر – يتم عبر و سيط ( المساعد ) بمعني ان الرساله تنتقل من المرسل الى المستقبل بواسطه طرف ثالث .
3.
الاتصال المتشابك – تتم الاتصالات بدون تسلسل تنظيمى كعمل اللجان و فرق العمل المشكلة من اقسام مختلفة فالمؤسسة او الاجتماعات و الاحتفالات .
نوعيات الاتصالات :
يمكن تقسيم الاتصالات الى الانواع و الطرق التاليه :
اولا : على اساس الطريقة
1.
الاتصالات الشفويه – كالهاتف ،
الحديث،
المحاضرة،
الندوه .
2.
الاتصالات المكتوبة – كالقرارات،
الرسائل،الصحف،
المطبوعات .
3.
الاتصالات المرئيه – كالصور،
الالوان ،
الرسومات ،
الخرائط .
4.
الاتصالات المركبه – كالتلفزيون ،
الانترنت،
الحاسوب .
5.
الاتصال بلغه الجسم و الاشاره – كحركة الايدى و العيون و تعابير الوجة .
ثانيا : على اساس اتجاة الاتصال 1.
اتصال من اعلي الى اسفل .
2.اتصال من اسفل الى اعلي .
3.
اتصال افقى .
4.
اتصال قطري .
ثالثا : على اساس السلطة 1.
اتصالات رسمية .
2.
اتصالات غير رسمية .
رابعا : على اساس اطراف الاتصال 1.
اتصالات داخلية .
2.
اتصالات خارجية .
شبكات الاتصال الرسمية
1 Y –
القوه = 1
الميل الى المركز = متوسط
محددات الاتصال = عالية
2 – الدائرة
القوه = متساوية
الميل الى المركزيه = صفر
محددات الاتصال = متوسطة
3 – كل القنوات
القوه = متساوية
الميل الى المركزيه = صفر
محددات الاتصال = صفر
4 – المروحة
القوه = 1
الميل الى المركزيه = عال
محددات الاتصال = عالية
5 – السلسلة
القوه = 3
الميل الى المركزيه = متوسط
محددات الاتصال = عالية
6 – الشعاع
القوه = 1
الميل الى المركزيه = متوسط
محددات الاتصال = عالية
7 – العجلة
القوه = 1
الميل الى المركزيه = عال جدا
محددات الاتصال = عالية
الاتصالات الشفويه :
علي الرغم من ان الاتصال الشفهي مباشر و شخصى اكثر من التعليمات المكتوبة،
فان الحذر و الاهتمام باختيار العبارات و التعابير حاجة ملحه عاده .
اذ ان 75% من الاتصالات الشفهيه يساء فهمها و تهمل و تنسي بسرعه .
من امثله الاتصالات الشفويه – الحديث،
المقابلات الشخصية،
الاجتماعات،
الندوات،
المؤتمرات .
ومن مزايا الاتصال الشفوى تبادل الراى بين اطراف الاتصال مباشره و توفير فرص تدعيم الصداقه و التعاون و خفض و ازاله التوتر و توفير الوقت و الجهد و يحصل المرسل و المستقبل على تغذيه مرتده مباشره .
و من متطلبات الاتصال الشفوى توفر مهارات الحديث كسرعه الصوت و مستواة و حدتة و نوعة و توفر مهارات الاستماع و الاصغاء .
وتنقسم الى عده درجات :
ا- التجاهل .
ب- التظاهر بالاستماع .
ج- الاستماع الجزئى .
د- الاستماع بانتباة .
الاتصالات المكتوبة :
الاعمال فالتنظيمات الاداريه المختلفة و منها المؤسسات التعليميه تتطلب تبادل المعلومات و التوجيهات الموثقه المدونه لتكون مرجعا يعود الية العاملون كلما اقتضي الامر .
وفيما يلى بعض اشكال الاتصالات المكتوبة و مزاياها و استخداماتها
1.
المذكره الداخلية :
و تستعمل داخل المؤسسة و اهم عناصرها ما ياتى :
1.
اسم المؤسسة و شعارها .
2.
اسم و وظيفه مرسل المذكره الداخلية .
3.
اسم و وظيفه المرسل الية .
4.
تاريخ اعداد المذكره .
5.
عبارة تلخص مقال المذكره .
6.
نص المذكره و هو عرض المقال و ما يتضمنة من افكار و جداول و صور و مرفقات توضيحيه .
7.
بيان الجهات التي ترسل اليها نسخ من المذكره .
2.
الكتاب الرسمي :
و هو يستعمل بشكل و اسع فحياتنا المهنيه و هو يشمل على مقدمه و مقال و خاتمه و من حيث الشكل ينبغى ان يصمم الكتاب الرسمي و فق ما ياتى :
الترويسة،
اسم المؤسسة،
الشعار،
رقم الكتاب،
تاريخ اعداده،
وظيفه الشخص الموجة له،
الموضوع،
التحية،
عرض الكتاب الرسمي،
اسم المرسل،
وظيفته،
التوقيع .
حين تعد كتابا رسميا يجب ان تتذكر ما يلى :
1.
الهدف من اعدادك الكتاب الرسمي .
2.
الشخص المعنى بالمقال .
3.
السلامة اللغويه و الاملائيه .
4.
التحديد و الوضوح و الاختصار و التهذيب .
5.
استعمال كلمات مؤثره و غير مكرره .
6.
التسلسل المنطقى .
7.
الطباعه و الاهتمام بعلامات الترقيم .
3.
التقارير:
يعرف التقرير بانه عرض البيانات و الحقائق المتعلقه بمقال معين او مشكلة من مشكلات العمل عرضا تحليليا مبسطا و استخلاص النتائج و عرض التوصيات فضوء النتائج التي تم التوصل اليها .
انواع التقارير :
1.
من ناحيه الزمن ا- تقارير دوريه ب- تقارير غير دوريه .
2.من ناحيه التوجية ا-تقارير داخلية ب- تقارير خارجية .
3.من ناحيه الهدف تقارير متابعة،تقارير دراسات،تقارير اداء،تقارير معلومات .
4.من ناحيه المحتوي تقارير ما ليه و محاسبية،تقارير نشاطات،تقارير افراد .
5.
من ناحيه الحجم تقارير قصيرة ،
تقارير طويله .
6.من ناحيه الشكل تقارير تتبع نموذجا موحدا،
تقارير لا تاخذ شكلا محددا .
لغه الجسم :
تتركز لغه الجسم على الرسائل التي يمكنك توصيلها عبر ادوات و وسائل غير العبارات و يعبر عنها بمثابه اللغه الصامته و هذي لها اهمية فالتعبير عن العواطف و المشاعر و الحالة المزاجيه .
من اهم و سائل لغه الجسم :
1.
الاتصال بالعين .
2.
ملامح و تعابير الوجه.
3.
المظهر و اللباس .
4.
حركات الايدى و الارجل و الوضع و الحركة .
5.
الصوت .
6.
الوقفات و العبارات .
المرح و الفكاهه فالتواصل :
تحقق الفكاهه الناجحه فالتواصل عده و ظائف ايجابيه منها :
1.
اشاعه السرور .
2.
تحريك الخيال .
3.
معالجه المشكلات فجو مقبول .
4.
زياده جاذبيه التواصل .
5.
تخفيف التوتر .
6.
تسهيل التعليم .
7.
زياده الالفه .
مزالق الفكاهه :
تنشا من مصدرين رئيسيين :
الاول – هو الدوافع التي تكمن و راءها .
الثاني – من غياب الذكاء و الحصافه .
ومن هذي المزالق :
1.التهريج و المحاولات المتصلة لاضحاك الاخرين دون مناسبه .
2.
السرديه و هو سرد النكات بصورة مستمره بمناسبه و غير مناسبه .
3.
السماجه اذا لم تتوفر فالنكته القدره على اثاره الضحك من اثناء عوامل تتصل بصاحبها و السياق الذي تلقي به و الذين يستمعون اليها فانها تكون سمجه ثقيله الظل .
4.
التكرار .
5.
عدم الملاءمه .
- الاتصال الاداري
- الاتصال الافقى
- الاتصال الافقي
- صور معوقات الاتصال بالنسبه للمرسل
- صورة تمثل التشويش في عملية الاتصال
- صورة عن الاتصال الافقي
- من مهارات الاتصال اتصال الافقي
