الاتصال الافقي مهارات الاتصال

 

 

ان فن توصيل رسالتك الى غيرك بفعالية يعد جزءا مهما من متطلبات نجاحك، ويعد الاتصال الجيد بمثابة الدماء التي تجري في عروق المؤسسات، قال ابن خلدون في مقدمته ان الانسان مدني
بطبعه ، بمعنى انه لا يستطيع العيش بمفرده بعيدا عن الاتصال والتفاعل مع الاخرين .
ان لاطراف عملية الاتصال رغبات مختلفة واتجاهات واحتياجات متباينة ونظام الاتصال الجيد في المؤسسة التعليمية يساعد الى حد كبير على اتخاذ قرارات جيده تعود بالنفع على طلابنا ومجتمعنا.

تعريفات مختلفة للاتصال :

• عملية اجتماعية يتصل بها الفرد بالاخرين لتحقيق مصالح او منافع مشتركة .
• نقل الافكار والمعلومات وتوصيلها او تبادلها بالكلام او الكتابة او الاشارة بقصد احداث التاثير والاستجابة .
• عملية نقل فكرة او مفهوم او مهارة من شخص الى اخر .
• عملية خلق التفاهم واشاعته او تبادل الافكار ونقلها ونشرها بين الافراد .
• عملية دينامية يؤثر فيها شخص على شخص سواء عن قصد منه او غير قصد.

عناصر عملية الاتصال :

1. المرسل : وهو الجهة الراغبة في نقل الرسالة .
2. الرسالة : مجموعة الافكار والمعلومات المراد نقلها .
3. الوسيلة او القناة : الطريقة التي يختارها المرسل لنقل الرسالة .
4. المستقبل : الجهة التي تستقبل الرسالة (فرد او جماعة او مؤسسة ) .
5. التغذية المرتدة (المرتجعة) : رد فعل المستقبل الذي يبين مدى فهمه للرسالة التي وصلته
ومدى تاثره بها.
6. التشويش (الازعاج) : العوامل التي تقلل من دقة الاتصال او تعيقه .

مراحل عملية الاتصال :

1. مرحلة ادراك الرسالة : فيها يتخذ المرسل قراره بارسال الرسالة التي يريدها والتي
نتجت عن حاجة او قصد او فكرة او اي مؤثر اخر.

2. مرحلة الترميز : وهي مرحلة مهمة يتم فيها تحويل الافكار والمعلومات الى لغة
او رموز ( كلمات شفوبة،رسالة مكتوبة، تقرير،صورة، تعبيرات غير لفظية،اشارات ).

3. مرحلة اختيار وسيلة الاتصال : اختيار الطريقة التي يرغب المرسل في استخدامها لارسال
رسالته وقد تكون هذه الوسيلة مكتوبة او شفوية مرئية . ويعتمد اختيار الوسيلة على مجموعة من العوامل منها السرية ، والتكلفة، الوقت، اهمية الرسالة، الحاجة الى تغذية مرتجعة مباشرة، الحاجة الى اظهار المجاملة الحاجة الى الاثبات .

4. مرحلة فك الرموز وتفسيرها : تحويل المستقبل لغة ورموز الرسالة الى معاني مفهومة
وواضحة بالنسبة له . ويتطلب نجاح الاتصال ان يكون بين المرسل والمستقبل تفاهم مشترك ويتحقق ذلك باستخدام المرسل لغة واضحة ومفهومة من طرف المستقبل .

5. التغذية المرتجعة : تدلل هذه المرحلة على فهم وتاثر المستقبل بالرسالة او تدلل
على عدم فهم المستقبل للرسالة وفي هذه الحالة على المرسل ان يعيد صياغة رسالته وتوضيحها من جديد.

وسائل الاتصال

التعليمات المكتوبة
لوحة الاعلانات
الاستقصاءات
المقترحات والشكاوي
النشرات المختلف
النشرات المختلفة
احصاءات الاجور
التقارير الدورية
الرسائل الخاصة
مطبوعات المؤسسات
الافلام المصورة
لمحادثة الشخصية
مناقشة جماعية
الاجتماعات والندوات والمحاضرات
الرسوم والخرائط التوضيحية
البرامج التدريبية
السينما والتلفزيون
المجلات والكتب
الملصقات

معوقات عملية الاتصال :

هي كافة المتغيرات التي تشوش او تعيق او تمنع ارسال الرسالة او وصولها الى المستقبل ومن هذه المعوقات:
1. عدم استخدام المرسل والمستقبل اللغة او الرموز التي تناسب متطلبات الموقف او ضعف القدرة اللغوية لدى طرف منهما او كليهما .
2. عدم اختيار وسيلة الاتصال المناسبة .
3. عدم وجود ترابط منطقي في الرسالة .
4. عدم توفر الوضوح والدقة في الرسالة .
5. عدم توفر اللطف في توصيل الرسالة او تعالي المرسل على المستقبل او العكس .
6. اختلاف المستوى الثقافي بين المرسل والمستقبل .
7. اختلاف العادات والتقاليد والقيم والاتجاهات والميول .
8. درجة الثقة بين المرسل والمستقبل والخبرات السابقة لكل منهما.
9. عدم توفر التغذية المرتجعة بين المرسل والمستقبل .
10.عدم اهتمام المستقبل بالرسالة وعدم انتباهه او وجود عوامل تشتت انتباهه .
11.الحالة النفسية لكل من المرسل والمستقبل .
12.التحيز وعدم التعاون بين المرسل والمستقبل .
13.سوء اختيار الوقت .
14. ازدحام الرسائل في ان واحد .
15.سوء الفهم والادراك للمعلومات والافكار التي تتضمنها الرسالة .

عوامل نجاح عملية الاتصال:

اولا : عوامل تتعلق بالمرسل
– استخدم اللغة المناسبة سواء المكتوبة او المحكية او الرمزية .
– عندما تحول افكارك الى رموز احرص على جعلها مترابطة ومتسلسلة وواضحة ومختصرة ولطيفة .
– اختر الوسيلة الاكثر مناسبة للموقف .
– تجنب التجريح والاساءة للمستقبل .
– ضع نفسك مكان المستقبل – هل تفهم الرسالة ؟
– احرص على تغذية مرتجعة – هل فهم المستقبل الرسالة ؟

ثانيا : عوامل تتعلق بالمستقبل
– اعط الرسالة الواردة اليك الاهتمام الكافي .
– تاكد انك فهمت الرسالة وان لم تفهمها اطلب من المرسل اعادتها .
– اذا كانت الرسالة تطلب اجراء ما نفذه باسرع وقت .
– اعط المرسل التغذية المرتجعة مثل فهمت ما تقصد، لم افهم ما قلته … .

اشكال الاتصالات :
1. الاتصال المباشر وياخذ الصور الاتية
ا‌- الاتصال الهابط – من الرئيس الى المرؤوسين ( اوامر ، تعليمات .. ) .
ب‌- الاتصال الصاعد – من المرؤوسين الى الرئيس ( استفسار، شكوى .. ) .
ج- الاتصال الافقي – بين المرؤوسين او الموظفين من نفس المستوى .
د- الاتصال القطري – بين احد المديرين مع احد المرؤوسين التابعين لمدير اخر

2. الاتصال غير المباشر – يتم عبر وسيط ( المساعد ) بمعنى ان الرسالة تنتقل من المرسل الى المستقبل بواسطة طرف ثالث .

3. الاتصال المتشابك – تتم الاتصالات بدون تسلسل تنظيمي مثل عمل اللجان وفرق العمل المشكلة من اقسام مختلفة في المؤسسة او الاجتماعات والاحتفالات .
انواع الاتصالات :

يمكن تقسيم الاتصالات الى الانواع والطرق الاتية :
اولا : على اساس الطريقة
1. الاتصالات الشفوية – مثل الهاتف ،الحديث، المحاضرة، الندوة .
2. الاتصالات المكتوبة – مثل القرارات، الرسائل،الصحف، المطبوعات .
3. الاتصالات المرئية – مثل الصور، الالوان ، الرسومات ، الخرائط .
4. الاتصالات المركبة – مثل التلفزيون ، الانترنت، الحاسوب .
5. الاتصال بلغة الجسم والاشارة – مثل حركة الايدي والعيون وتعابير الوجه .

ثانيا : على اساس اتجاه الاتصال 1. اتصال من اعلى الى اسفل .
2.اتصال من اسفل الى اعلى .
3. اتصال افقي .
4. اتصال قطري .

ثالثا : على اساس السلطة 1. اتصالات رسمية .
2. اتصالات غير رسمية .

رابعا : على اساس اطراف الاتصال 1. اتصالات داخلية .
2. اتصالات خارجية .

شبكات الاتصال الرسمية

1 Y –

القوة = 1
الميل الى المركز = متوسط
محددات الاتصال = عالية

2 – الدائرة
القوة = متساوية
الميل الى المركزية = صفر
محددات الاتصال = متوسطة

3 – جميع القنوات
القوة = متساوية
الميل الى المركزية = صفر
محددات الاتصال = صفر

4 – المروحة
القوة = 1
الميل الى المركزية = عال
محددات الاتصال = عالية
5 – السلسلة
القوة = 3
الميل الى المركزية = متوسط
محددات الاتصال = عالية

6 – الشعاع
القوة = 1
الميل الى المركزية = متوسط
محددات الاتصال = عالية

7 – العجلة
القوة = 1
الميل الى المركزية = عال جدا
محددات الاتصال = عالية

الاتصالات الشفوية :

على الرغم من ان الاتصال الشفهي مباشر وشخصي اكثر من التعليمات المكتوبة، فان الحذر والاهتمام باختيار الكلمات والتعابير حاجة ملحة عادة . اذ ان 75% من الاتصالات الشفهية يساء فهمها وتهمل وتنسى بسرعة .
من امثلة الاتصالات الشفوية – الحديث، المقابلات الشخصية، الاجتماعات، الندوات، المؤتمرات .

ومن مزايا الاتصال الشفوي تبادل الراي بين اطراف الاتصال مباشرة وتوفير فرص تدعيم الصداقة والتعاون وخفض وازالة التوتر وتوفير الوقت والجهد ويحصل المرسل والمستقبل على تغذية مرتدة مباشرة .
ومن متطلبات الاتصال الشفوي توفر مهارات الحديث مثل سرعة الصوت ومستواه وحدته ونوعه وتوفر مهارات الاستماع والاصغاء .وتنقسم الى عدة درجات :
ا‌- التجاهل .
ب‌- التظاهر بالاستماع .
ج- الاستماع الجزئي .
د- الاستماع بانتباه .

الاتصالات المكتوبة :

الاعمال في التنظيمات الادارية المختلفة ومنها المؤسسات التعليمية تتطلب تبادل المعلومات والتوجيهات الموثقة المدونة لتكون مرجعا يعود اليه العاملون كلما اقتضى الامر . وفيما يلي بعض اشكال الاتصالات المكتوبة ومزاياها واستخداماتها
1. المذكرة الداخلية :
وتستخدم داخل المؤسسة واهم عناصرها ما ياتي :
1. اسم المؤسسة وشعارها .
2. اسم ووظيفة مرسل المذكرة الداخلية .
3. اسم ووظيفة المرسل اليه .
4. تاريخ اعداد المذكرة .
5. عبارة تلخص موضوع المذكرة .
6. نص المذكرة وهو عرض الموضوع وما يتضمنه من افكار وجداول وصور ومرفقات توضيحية .
7. بيان الجهات التي ترسل اليها نسخ من المذكرة .

2. الكتاب الرسمي :
وهو يستخدم بشكل واسع في حياتنا المهنية وهو يشمل على مقدمة وموضوع وخاتمة ومن حيث الشكل ينبغي ان يصمم الكتاب الرسمي وفق ما ياتي :
الترويسة، اسم المؤسسة، الشعار، رقم الكتاب، تاريخ اعداده، وظيفة الشخص الموجه له، الموضوع، التحية، عرض الكتاب الرسمي، اسم المرسل، وظيفته، التوقيع .
حين تعد كتابا رسميا يجب ان تتذكر ما يلي :
1. الهدف من اعدادك الكتاب الرسمي .
2. الشخص المعني بالموضوع .
3. السلامة اللغوية والاملائية .
4. التحديد والوضوح والاختصار والتهذيب .
5. استخدام عبارات مؤثرة وغير مكررة .
6. التسلسل المنطقي .
7. الطباعة والاهتمام بعلامات الترقيم .

3. التقارير:
يعرف التقرير بانه عرض البيانات والحقائق المتعلقة بموضوع معين او مشكلة من مشكلات العمل عرضا تحليليا مبسطا واستخلاص النتائج وعرض التوصيات في ضوء النتائج التي تم التوصل اليها .

انواع التقارير :
1. من ناحية الزمن ا- تقارير دورية ب- تقارير غير دورية .
2.من ناحية التوجيه ا-تقارير داخلية ب- تقارير خارجية .
3.من ناحية الهدف تقارير متابعة،تقارير دراسات،تقارير اداء،تقارير معلومات .
4.من ناحية المحتوى تقارير مالية ومحاسبية،تقارير نشاطات،تقارير افراد .
5. من ناحية الحجم تقارير قصيرة ، تقارير طويلة .
6.من ناحية الشكل تقارير تتبع نموذجا موحدا، تقارير لا تاخذ شكلا محددا .

لغة الجسم :
تتركز لغة الجسم على الرسائل التي يمكنك توصيلها عبر ادوات ووسائل غير الكلمات ويعبر عنها بمثابة اللغة الصامتة وهذه لها اهمية في التعبير عن العواطف والمشاعر والحالة المزاجية .
من اهم وسائل لغة الجسم :
1. الاتصال بالعين .
2. ملامح وتعابير الوجه.
3. المظهر واللباس .
4. حركات الايدي والارجل والوضع والحركة .
5. الصوت .
6. الوقفات والكلمات .

المرح والفكاهة في التواصل :
تحقق الفكاهة الناجحة في التواصل عدة وظائف ايجابية منها :
1. اشاعة السرور .
2. تحريك الخيال .
3. معالجة المشكلات في جو مقبول .
4. زيادة جاذبية التواصل .
5. تخفيف التوتر .
6. تسهيل التعليم .
7. زيادة الالفة .

مزالق الفكاهة :

تنشا من مصدرين رئيسيين :
الاول – هو الدوافع التي تكمن وراءها .
الثاني – من غياب الذكاء والحصافة .

ومن هذه المزالق :
1.التهريج والمحاولات المتصلة لاضحاك الاخرين دون مناسبة .
2. السردية وهو سرد النكات بصورة مستمرة بمناسبة وغير مناسبة .
3. السماجة اذا لم تتوفر في النكتة القدرة على اثارة الضحك من خلال عوامل تتصل بصاحبها والسياق الذي تلقى فيه والذين يستمعون اليها فانها تكون سمجة ثقيلة الظل .
4. التكرار .
5. عدم الملاءمة .

 

• الاتصال الاداري
• الاتصال الافقى
• الاتصال الافقي
• صور معوقات الاتصال بالنسبه للمرسل
• صورة تمثل التشويش في عملية الاتصال
• صورة عن الاتصال الافقي
• من مهارات الاتصال اتصال الافقي